Wat is er geregeld wanneer de praktijkhouder uitvalt?

Om maar met de deur in huis te vallen: het plotseling overlijden van een tandarts is geen hypothetische kwestie. Volgens Harry Korver, senior praktijkadviseur bij de KNMT, komen jaarlijks 10 tot 15 tandartsen onverwacht te overlijden, dus zonder langdurig ziekteproces. “Dat is een statistisch gegeven, op basis van sterftecijfers. En voorbeelden kent iedereen: de tandarts die vóór hij gaat werken nog even de hond uitlaat en wordt geschept door een auto. Of de jonge collega die klaar is om in z’n nieuwe praktijk aan de slag te gaan, maar tijdens zijn vakantie verongelukt. Ook verliezen jaarlijks 10 tot 15 tandartsen – tijdelijk of voor langere tijd – het vermogen zelfstandig beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld door een hersenbeschadiging, een beroerte of CVA, noem maar op.”

Spoedwaarnemers voor ondersteuning

De KNMT heeft een lijst spoedwaarnemers: in de meeste gevallen gepensioneerde tandartsen die bereid zijn voor een afgebakende periode een collega in de regio te ondersteunen. Daarnaast staan op de lijst enkele tandartsen die van het waarnemen min of meer hun professie hebben gemaakt, door Korver 'bedrijvendokters' genoemd.

Een van hen is Theo Merkus (65). Hij heeft in de afgelopen 6 jaar in 25 praktijken waargenomen, voor kortere of langere tijd. 3 maal schoot hij te hulp vanwege een plotseling overlijden. Volgens Merkus zijn er uit die 3 gevallen voor de hele beroepsgroep belangrijke aandachtspunten te halen.

Merkus had gedurende 35 jaar met zijn vrouw, ook tandarts, en een collega een bloeiende praktijk in Bakel. Toen er belangstelling kwam van commerciële partijen en hij eigenlijk de overstap naar de kindertandheelkunde wilde maken, werd besloten de praktijk te verkopen. Merkus: “Na de overdracht ben ik eerst drie weken op Madeira gaan lopen om mijn hoofd leeg te maken. Toen ik daar was, belde de eerste collega... Zo ging het waarneemballetje rollen en dat ging wonderlijk snel. Redenen genoeg: lange vakanties, praktijkdrukte, tijdelijke arbeidsongeschiktheid en dus ook drie keer een overlijden. Ik heb de afgelopen zes jaar meer geleerd over ons vak dan in de 35 jaar daarvóór. En ik heb gemerkt dat je voor volkomen onverwachte situaties kunt komen te staan.”

Waarneming bij calamiteiten, iets voor jou?

Genoeg werk en omzet, maar geen inkomsten

Op één situatie wil Merkus graag uitvoeriger ingaan. Hij respecteert daarbij het uitdrukkelijke verzoek van de betrokkenen om geen enkele naam of feitelijke verwijzing te noemen. Het betrof een zeer bloeiende praktijk van een ambitieuze tandarts. De praktijk was net overgenomen, het gehuurde pand aangekocht, een groot team betrokken medewerkers.

“De tandarts overleed totaal onverwacht”, aldus Merkus. “Het betrof hier een eenmanszaak. Het overlijden van de tandarts creëerde een vreemd juridisch vacuüm. De erfgenamen – onder wie een minderjarig kind – konden de nalatenschap niet aanvaarden. Een minderjarige mag namelijk nooit met een eventuele schuldenlast worden opgezadeld. Tegelijkertijd was het team nog enkele weken doorgegaan met lopende behandelingen en pijnklachten en dergelijke. Maar zonder praktijkeigenaar kon er niet worden gedeclareerd: er was in feite geen eenmanszaak meer. Zonder AGB-code kon Infomedics niet meer factureren en konden de zorgverzekeraars niet meer vergoeden. Een fiere eenmanszaak was totaal vastgelopen en vleugellam. Een bizarre situatie: genoeg werk en omzet met bijbehorende kosten, maar geen inkomsten!”

BV opgericht bij ontbreken van een juridisch eigenaar

In deze impasse werd Merkus benaderd. In overleg met de executeur-testamentair, de erven en het enthousiaste, zeer betrokken team werd de intentie uitgesproken door te gaan, terwijl in feite de noodzaak was ontstaan de praktijk acuut te verkopen. Want ook financiers – banken, lease-maatschappijen – willen zekerheden en afspraken met betrekking tot de verstrekte leningen.

“Een gestopte, niet meer 'on-going' praktijk daalt snel in waarde. Bij het ontbreken van een juridische eigenaar heb ik toen een bv opgericht. Via mijn AGB-code kwamen de vergoedingen binnen - die werden direct vereffend met de lopende kosten en leningen. Maar voor je zover bent, heb je een intensieve periode van frequent en gecompliceerd overleg achter de rug. Met banken die terecht op hun strepen staan en de praktijk onder bijzonder beheer stelden. Met verzekeraars, waarvan de 3 grootste overstag gingen met een declaratieperiode van 3 maanden - met de bv trok ik de rest over de streep. En met daarna andere organisaties, waaronder Infomedics, dat de praktijk overigens met raad en daad heeft bijgestaan in deze ondoorzichtige periode. Ook de KNMT heeft ons prima ondersteund in de lastige uitweg naar een blijvende oplossing. ”

Beneficiair aanvaard

Korver bevestigt de moeilijke positie van nabestaanden in deze situatie. Meestal wordt een nalatenschap beneficiair aanvaard, wat betekent dat een notaris eerst een overzicht gaat maken van de financiële situatie, inclusief schuldenlast. In die tijd kunnen erven niet handelen, want dat zou betekenen dat ze de nalatenschap aanvaarden.

“In dat juridisch vacuüm ligt de praktijk dus stil. En dat is ook voor patiënten heel onduidelijk. Weten ze wat er aan de hand is dan zullen ze vaak begrip en solidariteit tonen. Maar zien ze zich genoodzaakt hun mondzorg elders te zoeken dan krijg je ze niet zo makkelijk meer terug. En het zal duidelijk zijn dat mensen met de ervaring en het inzicht van iemand als Merkus niet voor het oprapen liggen. De meeste meewerkende zzp’ers hebben niet de kennis, het overzicht en de durf ineens die praktijkverantwoordelijkheid op zich te nemen.”

Levenstestament kan uitkomst zijn

In de genoemde situatie was een forse hindernis dat er niets geregeld was op basis waarvan snel kon worden gehandeld. Dat is volgens Korver zeker geen unieke situatie: “Sterker, mijn indruk is dat er vaker niets of niet genoeg is geregeld dan omgekeerd. Daarvoor kan het opstellen van een levenstestament uitkomst bieden. Je kunt daarin bijvoorbeeld vastleggen wie als jouw gevolmachtigde optreedt als je wilsonbekwaam wordt. Dat kan natuurlijk je partner zijn, als die er is, maar het kan ook raadzaam zijn privé en zakelijk helder gescheiden te houden. En laten we eerlijk zijn, je kunt ook beiden in een ongeluk of vliegtuigcrash omkomen. Dus het kan ook een collega of een vriend met voldoende zakelijk inzicht zijn, die op basis van wat is vastgelegd in het levenstestament direct kan optreden. Als dan een vervangende tandarts wordt gevonden, kan de praktijk in principe doordraaien.”

In het levenstestament kunnen ook keuzes in het privé-domein een plek krijgen. Hoelang wil je behandeld blijven worden bij fysiek lijden bijvoorbeeld, of bij verlies van je geestelijke vermogens? Korver: “Juist die mogelijkheid om zowel zakelijke als meer particuliere keuzes vast te leggen, maakt een levenstestament voor jou én je nabestaanden buitengewoon waardevol. Ik vermoed dat veel tandartsen met regelmaat een suggestie in die richting krijgen van hun accountant, notaris of belastingadviseur. Maar kennelijk ervaren we het als confronterend om bij onze sterfelijkheid of ons - al dan niet duurzame - verlies van mentale en/of fysieke vermogens stil te staan.”

Soepel aan het werk als waarnemer

Korver ziet nog een voordeel. Wie zich met deze zaken heeft beziggehouden, heeft waarschijnlijk ook aandacht besteed aan aanpassingen waarmee een waarnemer in de praktijk soepel aan het werk kan. Dus niet langer geheimtaal en onbegrijpelijke afkortingen in de patiëntendossiers bijvoorbeeld.

Merkus heeft als ‘super-waarnemer’ natuurlijk veel ervaring in deze. Hij kan zeker zaken noemen die het vervangen beduidend makkelijker maken: “Maar laat ik vooropstellen: je werkt als praktijk altijd een beetje vanuit je eigen koninkrijkje. Met wat ik inmiddels allemaal heb gezien, zou ik een eigen praktijk nu op een aantal punten ook heel anders aanpakken.”

Zo bereid je je voor op waarneming in noodgevallen

Toch zet hij graag een aantal zaken op een rij dat voor een waarnemer echt van belang is:

• Zorg voor een goed zorgplan per patiënt, waarin ook diens algehele mondgezondheid wordt vermeld, inclusief behandelperspectieven voor de komende jaren. Dat geeft veel houvast.
• Betrek je team bij uitvoeringszaken en praktijkconnecties – VeCoZo, UZI, Zorgmail et cetera. Dit voorkomt het zoeken naar een potentieel flink aantal puzzelstukjes, zoals inlogcodes en dergelijke.
• Registreer bevoegdheden en competenties binnen het team helder en duidelijk. Dit maakt het voor een waarnemer een stuk makkelijker correct invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid.
• Duidelijk vastgestelde en vastgelegde procedures en taakverdeling (ook bij uitval) versoepelen de voortgang van de normale gang van zaken.
• Check regelmatig de leasecontracten, met oog voor de kleine lettertjes. Dit kan veel last voorkomen. In de beschreven praktijksituatie veilde de leasemaatschappij de teruggehaalde operatiemicroscoop en bracht in eerste instantie het verschil van 19.000,- euro in rekening bij de praktijk. Pas na veel onderhandelen werd het verschil gemiddeld.

Mik niet op optimale efficiëntie, maar op tevredenheid

Korver adviseert daarbij om een waarnemer vooral te zien als iemand die goed op de winkel past. Met een honorering die niet aan de gemaakte omzet gekoppeld is maar aan de standaard-omzet, of die met een uur- of dagprijs wordt vastgesteld. “Mik niet op optimale efficiëntie, maar op tevredenheid. Ten slotte hoeft het inkomen van de tandarts niet te worden terugverdiend. Dat is gedekt door de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Neem liever een paar minuten extra per patiënt en maak gebruik van de kennis van assistenten. Voor patiënten is belangrijk dat ze begrijpen wat er gebeurt en dat ze niet worden overbehandeld, met de daarmee gepaard gaande hoge(re) facturen. Voor medewerkers is van belang dat ze niet overbelast worden en onnodig harder moeten werken dan normaal."

Korver benadrukt dat snel tot oplossingen komen bij calamiteiten altijd precair zal zijn. Omdat elke situatie anders is. Waarbij van groot belang is of er keuzes schriftelijk zijn vastgelegd over vertegenwoordiging, verkoop of opvolging. “Ook in de situatie dat een nog studerend kind de praktijk gaat leiden, is er nog heel veel te regelen voor die tussenperiode. Gemakkelijk is het is nooit. Wel hebben we bij de afdeling Ledenservice van de KNMT in de loop der jaren behoorlijk wat ervaring opgebouwd. Ik hoop alleen dat onze leden nooit met die kant van onze dienstverlening te maken hoeven krijgen.”

Zo helpt de KNMT je

Op de website van de KNMT vind je behulpzame checklists voor het inzetten van een waarnemer en voor het inzetten van een extra tandarts in de praktijk. Houd er wel rekening mee dat de waarde van deze checklist bij een calamiteit – waar het in dit verhaal over gaat – beperkt is. Elke situatie is immers anders.

Maar de KNMT biedt bij een calamiteit op meer vlakken hulp. Bij een acute hulpvraag wordt er om te beginnen een spoedwaarnemer gezocht. Korver: “We kijken per regio naar – veelal – beschikbare pensionado’s. Die willen vaak een aantal weken of een paar dagen per week bijspringen, voor een afgebakende periode. Is de spoedwaar­nemer gevonden, dan wordt de betreffende situatie nader in ogenschouw genomen. Hoe lang is iemand uitgeschakeld, hoe structureel is de oplossing die gevonden moet worden?”

Ook zorgt de KNMT voor een vast aanspreekpunt: één gesprekspartner via wie informatie snel beschikbaar is en die ook bij uitvoeringszaken ondersteuning kan bieden. Bij een overlijden – het KNMT-lidmaatschap is in principe niet overerfbaar – wordt voor erfgenamen een bijzondere positie binnen het lidmaatschap gecreëerd, zodat de KNMT haar diensten kan blijven aanbieden. En stel dat wordt besloten de praktijk te beëindigen, dan zoekt de KNMT een passende adviseur om dat proces te begeleiden.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in NT/Dentz.