Voorbeeldprocedure melden en bespreken van incidenten

Werkwijze melden

  • Voor een melding komen alle situaties in aanmerking waarbij sprake is van een incident of bijna-incident
  • Het incident wordt gemeld aan de betrokken patiënt.
  • Van het incident wordt aantekening gemaakt in het patiëntendossier van de patiënt:
    • Aard en toedracht;
    • Tijdstip waarop het incident heeft plaatsgevonden;
    • Namen van de bij het incident betrokken zorgverleners;
  • Melden kan doorlopend plaatsvinden.
  • De melder vult een (digitaal) meldformulier in en stuurt dit (via het emailadres …..) naar de functionaris. Het (digitaal) meldformulier is te vinden ……………
  • De functionaris registreert de melding, classificeert de melding (wel of geen calamiteit) en neemt in behandeling.
  • Van een calamiteit is sprake bij een fataal of zeer ernstig gevolg (blijvende gevolgen of kans dt er een gevolg terugkeert). Een calamiteit wordt altijd gemeld bij IGZ
  • De functionaris brengt de meldingen in voor nadere oorzakenanalyse in de analysegroep.
  • De analysegroep analyseert volgens een methode de melding en behandelt deze vertrouwelijk.
  • De functionaris koppelt aan de melder wat de uitkomsten en conclusie zijn van de oorzakenanalyse.

Werkwijze analyse van meldingen

  • De analysegroep analyseert een keer per maand de binnengekomen meldingen.
  • Indien nodig vraagt de analysegroep nadere informatie aan de melder.
  • De analysegroep bepaalt de risicoscore van de melding aan de hand van de risicomatrix (zie ook meldformulier).
  • De analysegroep bepaalt of een melding in  aanmerking komt voor verdere analyse.
  • De analysegroep analyseert het (bijna-)incident met behulp van de vragen op het meld- en analyseformulier.
  • U krijgt 6 weken de tijd om te bepalen of een incident wellicht toch een calamiteit betreft.  Is dit het geval, dan moet u binnen drie dagen een melding doen bij IGZ.

Rapportage en verbeteracties

  • De analysegroep maakt een voorstel voor verbeteracties om de kans op herhaling van het (bijna-)incident te verkleinen.
  • De analysegroep brengt maandelijks in het reguliere werkoverleg verslag uit over haar bevindingen en bespreekt de voorgenomen verbeteracties.
  • De analysegroep bewaakt de uitvoering van de verbeteracties.
  • De aangewezen functionaris inventariseert driemaandelijks de mate van tevredenheid en positieve en negatieve ervaringen van alle betrokkenen en mogelijke verbeterpunten.
  • De analysegroep maakt halfjaarlijks een overzicht van het aantal (geanalyseerde) meldingen en geplande en gerealiseerde verbeteracties.
  • De analysegroep levert jaarlijks een bijdrage voor het (maatschappelijk) jaarverslag van de praktijk.

De analysegroep kan het praktijkteam zijn of een gedeelte daarvan. Ook een IQual-groep of kring kan functioneren als een analysegroep.