facebook

Boekhouding voeren

Iedere ondernemer is verplicht om een deugdelijke financiële administratie bij te houden. Waar moet je aan denken?

Checklist financiële administratie


Zakelijke rekening openen

Een zakelijke rekening openen: is dat nodig? Niet als je in loondienst gaat werken. Voor zzp’ers is zakelijk bankieren wettelijk gezien niet verplicht maar wel aan te raden.

  1. Je zorgt voor een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé. Denk eraan dat de Belastingdienst bij een eventuele controle je bankafschriften kan inzien. Wanneer je zakelijke en privé-administratie dan niet gescheiden zijn, zul je dus ook op het gebied van privé-zaken 100% inzicht moeten geven.
  2. Een aparte rekening zorgt voor een helder inzicht in de financiële gang van zaken van je bedrijf.
  3. Besteed je je boekhouding uit? Boekhouders en accountants verlangen vaak een aparte rekening voor de bedrijfsadministratie.
  4. Een zakelijke rekening openen is voor veel banken een voorwaarde voor het kunnen verkrijgen van zakelijk krediet of andere financiële producten voor starters. 
  5. Een zakelijke rekening geeft je onderneming een professionele uitstraling. Zo kun je de zakelijke rekening op naam van uw bedrijf vermelden op - bijvoorbeeld – uw website, offertes en facturen. Zo maak je sneller een goede eerste indruk op (potentiële) klanten en opdrachtgevers.
  6. Sommige starters overwegen om een tweede privé-rekening te openen en deze zakelijk te gebruiken, omdat dat goedkoper is. Dergelijke rekeningen kennen echter andere voorwaarden dan zakelijke; zo kan het langer duren voor facturen betaald zijn.

Je facturen opstellen

Een factuur of nota maken is niet moeilijk, maar dit document moet wettelijk wel aan een aantal regels voldoen.

  1. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk aan het btw- en KVK-nummer, je naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. En de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever.
  2. Vermeld de datum waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
  3. Vermeld hoeveel tijd ze je hebben gekost.
  4. Vermeld verder het te betalen bedrag, de factuurdatum en de betalingstermijn, zodat hier later nooit onduidelijkheid over kan bestaan.
  5. Op iedere factuur moet een ander nummer staan. De nummering kun je zelf bepalen. Om je zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen.
  6. Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, waarbij sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen - ook al hebben bedrijven onderling contractueel niets vastgelegd - de factuur nu uiterlijk dertig dagen na de dag van ontvangst van de factuur moet worden betaald.

Boekhouding, jaarverslag en belasting

Als werknemer in loondienst regelt de praktijkhouder de loonbelasting. Wel ben je zelf verantwoordelijk voor het doen van belastingaangifte. Deze moet bij voorkeur voor 1 april van het volgende jaar bij de Belastingdienst binnen zijn. Je krijgt hier elk jaar een brief over.

Wanneer je als zelfstandig tandarts (zzp’er) of als praktijkhouder aan de slag gaat, moet je zelf de afdracht regelen. Een goede boekhouding is wettelijk verplicht.

De Belastingdienst eist van zzp’ers dat ze elk jaar een balans en een winst- en verliesrekening opstellen. Met de balans wordt de actuele situatie van de onderneming bedoeld op 31 december van het betreffende jaar. Op de balans worden je bezittingen en schulden vermeld. Denk bij bezittingen aan zaken als inventaris, vorderingen en liquide middelen. Onder schulden vallen onder meer de omzetbelasting, leningen, eigen vermogen en crediteuren.

De winst- en verliesrekening laat de winst en de kosten zien. Je gebruikt deze gegevens straks voor de aangifte van de inkomstenbelasting.

Jaarrekening niet verplicht voor zzp’ers

De jaarrekening is een nog veel uitgebreider jaaroverzicht van een onderneming. Het bestaat uit een jaarverslag, een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting hierop. Als zzp’er ben je niet verplicht om een jaarrekening in te dienen bij de Kamer van Koophandel.

Wanneer je van plan bent om bij een bank een lening of een hypotheek aan te vragen zijn alleen de balans en de winst- en verliesrekening vaak niet voldoende. Dan kun je alsnog een jaarrekening nodig hebben. Een dergelijke rekening opstellen is een behoorlijke klus en kan dus veel geld kosten wanneer je dit door een boekhouder laat doen.

Bedenk daarom vooraf bij het afsluiten van een boekhoudpakket bij een boekhouder of je wel of geen jaarrekening wilt. Heb je niet per se een jaarrekening nodig, dan kun je hier flink wat boekhoudkosten op besparen.

Bespaar geld door altijd - en altijd op tijd - belasting te betalen

De resultaten van de onderneming moet je voor 1 april doorgeven aan de Belastingdienst. Wil je uitstel? Dan moet je dit tijdig (laten) aanvragen. Na de opgave berekent de Belastingdienst een voorlopige aanslag. Deze moet je binnen een bepaalde tijd betalen. Doe je dat niet, dan volgt een boete.

De definitieve aanslag volgt na controle door de Belastingdienst. Dit kan een tijdje op zich laten wachten. Reken je dus nooit rijk; een te lage aanslag kan enkele jaren later nog leiden tot een pittige naheffing. Een goede richtlijn voor je eerste jaren als zelfstandige is om 40% van je winst te reserveren voor de fiscus.

Boekhouder gezocht?

Wil je als zzp’er of praktijkhouder je boekhouding graag uitbesteden? Er zijn veel verschillende partijen waar je je boekhouding en belastingaangifte onder kunt brengen. Informeer bijvoorbeeld in je omgeving naar bedrijven waar men goede ervaring mee heeft. Er zijn ook partijen die zich vooral richten op de mondzorg.

Ledenvoordeel bij belastingaangifte en jaarstukken

jonge man met spaarpot