KNMT: houd voor gegevens lichaamseigen donormateriaal dertigjarige bewaartermijn aan
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) deed in 2017 bij een aantal ziekenhuizen en andere zorgaanbieders, waaronder 8 implantologiepraktijken, onderzoek naar de registratie van gebruikt lichaamsmateriaal. Doel was om te zien of de koppeling tussen de donor van het materiaal en de patiënt in wie het is toegepast, goed is vastgelegd.
Zeven van de acht scoren voldoende
Bij de 8 onderzochte implantologiepraktijken was de herkomst van het materiaal in de helft van de gevallen aantoonbaar. Bij 3 andere was de traceerbaarheid aannemelijk op basis van de gebruikte systematiek, maar kon deze voor de onderzochte productgroep niet worden aangetoond. Bij één praktijk was de traceerbaarheid onvoldoende.
Verschillende werkwijzen gehanteerd
De praktijken hanteerden verschillende werkwijzen zoals een eigengemaakt digitaal registratiesysteem, een Excelbestand, productstickers in de patiëntendossiers, facturen van de leverancier en ingescande productetiketten in de dossiers. Dergelijke werkwijzen zijn veelal tijdrovend en kwetsbaar. Zo kunnen papieren dossiers verloren gaan en Excelbestanden onbedoeld worden overschreven of gewist.
Te korte bewaartermijn: 30 jaar vereist
Ook was in de onderzochte implantologiepraktijken de bewaartermijn van relevante gegevens voor toegepaste humaan lichaamsmateriaal nog niet op 30 jaar gesteld. Wanneer gegevens in besteloverzichten worden teruggevonden, kan de bewaartermijn van die brondocumenten veel korter zijn dan die wettelijke vereiste termijn. Ook wordt niet vastgelegd of, als producten niet gebruikt zijn, deze zijn vernietigd of dat ze onder kennisgeving zijn teruggestuurd aan de weefselinstelling die ze heeft geleverd.
Stel werkinstructie voor gegevensregistratie op en houd zicht op juist gebruik
Los van het feit dat zorgaanbieders aan de wettelijke regels moeten voldoen beveelt de IGJ op basis van haar bevindingen onder meer aan om een werkinstructie voor de registratie van de gegevens op te stellen en deze minimaal iedere 2 jaar op juist gebruik te evalueren. Ook zou minimaal één keer per twee jaar een aantal unieke identificerende weefselcodes op herleidbaarheid tot op patiëntniveau moeten worden getest.
Spreek uniforme registratiesystematiek af
Verder zou door de beroepsgroep een uniforme registratiesystematiek en werkwijze moeten worden afgesproken waarmee snel en accuraat een relatie gelegd kan worden tussen het product en de patiënt bij wie het product is toegepast. Ook wordt aanbevolen te kijken of, en zo ja hoe al bestaande registratiesystemen te gebruiken zijn, zoals het Landelijk Implantatenregister.
