Hoe pak je de 'ouderencheck' op je patiëntenbestand aan?
1. Maak een selectie van alle patiënten van 75 jaar en ouder.
Uiteraard kun je hiervoor ook een andere leeftijdscategorie kiezen.
2. Selecteer de groep die langer dan een jaar niet meer op controle is geweest.
Voor deze groep breng je in kaart wie:
- is overleden (dit kan via Vecozo)
- een volledige prothese heeft
- eigen dentitie heeft
Let op: het verschilt per softwareleverancier welke mogelijkheden je hebt. Bij sommige softwarepakketten vraagt dit helaas veel handwerk.
3. Bepaal wie je gaat bellen.
Idealiter bel je elke 75-plusser die langer dan een jaar niet meer op controle is geweest. Mocht dat een te grote groep zijn, begin dan bijvoorbeeld met de mensen met eigen dentitie. Je kunt ook een deel van je patiënten eerst op een andere manier benaderen, bijvoorbeeld per e-mail.
4. Maak een overzicht (bijvoorbeeld in Excel) van de mensen die je gaat bellen.
Noteer daarbij:
- Naam
- Patiëntnummer
- Telefoonnummer
- Wanneer voor het laatst geweest
- Telefonisch gesproken (ja/nee)
- Afspraak gemaakt (ja/nee)
- Reden waarom ze niet meer komen
- Eventueel ondernomen vervolgactie
5. Evaluatie
- Is er een grote groep patiënten die niet meer bij je in de praktijk op controle komt?
- Wat zijn de redenen dat zij niet meer komen?
- Wat kan en wil jouw praktijk met deze informatie doen?
- Een strakker oproepsysteem en nabelbeleid introduceren zodat meer oudere patiënten blijven komen
- Toegankelijkheid van de praktijk verbeteren
- Voorlichting geven aan mantelzorgers
- Vaker op huisbezoek (bijvoorbeeld door een tandarts of mondhygiënist)
Met een strak oproep- en nabelbeleid gaan meer ouderen regelmatig naar de tandarts.
Nabellen van patiënten die lang niet meer op controle geweest zijn
De volgende punten komen aan bod in het telefoongesprek met de patiënt:
- Hoe lang het is geleden dat patiënt op controle is geweest bij de tandarts.
- Uitnodiging om een afspraak te maken.
- Informeren naar de reden(en) waarom patiënt niet komt en of de praktijk daarin iets voor hem/haar kan betekenen (zie ook het schema op de volgende pagina).
- Informatie over het belang van mondzorg en een regelmatig bezoek aan een tandartspraktijk.
- Bedanken voor het gesprek en de tijd.
Redenen waarom ouderen niet komen + oplossingen
| Reden | Actie |
|---|---|
| Verhuisd | Informeer of patiënt al een nieuwe tandarts heeft. |
| Ook bij patiënten die naar een verpleeghuis zijn verhuisd! | |
| Dossier naar nieuwe tandarts sturen. | |
| Uitschrijven uit patiëntenbestand. | |
| Overleden | Uitschrijven uit patiëntenbestand. |
| Afspraak vergeten | Uitnodigen voor maken afspraak. |
| Niet nodig/geen zin | Informeer over het belang van regelmatig tandartsbezoek. |
| Geen vervoer/niet mobiel | Informeren of er een mantelzorger is die kan helpen. Of verwijs naar regiotaxi of Automaatje. |
| Inplannen huisbezoek door mondzorgverlener, die kan bepalen in hoeverre een bezoek aan de praktijk noodzakelijk is. |
|
| Bang | Extra tijd inplannen voor een consult of doorverwijzen naar tandarts die gespecialiseerd is in ouderen. |
| Te duur/geen geld | Gemeentelijke regeling? |
| Valt patiënt onder regeling Bijzondere Tandheelkunde? | |
| Ziek/geestelijke gesteldheid | Overweeg thuisbezoek. |
| Prothese "dus niet nodig" | Informeer over belang controle bij prothese. |
| Anders | Bespreek met patiënt in hoeverre een oplossing mogelijk is. |
Registratiestaat ouderen in beeld (xlsx)
Je patiëntenbestand opschonen: waarom?
Waarom zou je een project starten om actief je patiëntenbestand op te schonen? Met een actief patiëntvolgsysteem krijg je positieve reacties van patiënten, vul je de agenda, krijg je een opgeschoond patiëntenbestand én lever je een positieve bijdrage aan de mondgezondheid in Nederland!
- Je krijgt inzicht in je patiëntenbestand. Weet je bijvoorbeeld hoeveel 75-plussers er in jouw praktijk zitten?
- En komen zij allemaal nog? Waarom eventueel niet? Hier kun je je praktijkvoering mogelijk op aanpassen.
- Je schoont je patiëntenbestand op: mensen die zijn verhuisd of overleden staan er niet meer in.
- Je kunt de naam- en adresgegevens aanvullen/aanpassen.
- Je kunt een bijdrage leveren aan de mondgezondheid en algehele gezondheid van mensen die (vaak) al jaren bij je in de praktijk komen. En daarmee aan de mondgezondheid in Nederland.
- Je doet hiermee aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).
- Je behoudt je bestaande patiëntenbestand en krijgt mogelijk extra patiënten in de praktijk.
- Het kan een leuk project en/of een mooie uitdaging zijn voor een van de praktijkmedewerkers, bijvoorbeeld een telefonist, assistent of baliemedewerker.
- Het is leuk om te doen!
Tips en adviezen actief oproep- en nabelbeleid
Heb je je patiëntenbestand op orde? Houd het dan zo! Dat doe je door een strak oproep- en nabelbeleid te implementeren. Het is de (tijds)investering meer dan waard. Praktijken die dit structureel doen, ‘verliezen’ minder patiënten. Bedenk dat het behouden van een relatie met een patiënt minder tijd (en geld) kost dan het herstellen van deze relatie óf het werven van nieuwe patiënten.
- Maak na de controle direct een afspraak voor de volgende controle
- Stuur vlak voor de afspraak een herinnering. Patiënten vinden dit over het algemeen erg prettig.
- Laat de patiënt kiezen hoe ze een herinnering willen ontvangen voor (het maken van) een afspraak. Op papier en/of digitaal. Over het algemeen stellen ouderen/65-plussers het nog steeds op prijs om per post een herinnering te ontvangen.
- Draai maandelijks een lijst uit van (oudere) patiënten die 1,5 jaar niet op controle zijn geweest en wijs iemand aan die deze mensen gaat nabellen. Voor een reïntegrerende assistente kan het maken van een inhaalslag op niet-terugkerende patiënten een mooie activiteit zijn.
- Laat iemand bellen die het leuk vindt om dit te doen en dit goed kan:
- een prettige telefoonstem
- praat rustig en langzaam (een ouder iemand verwerkt woorden 10 keer zo langzaam als iemand van 20)
- goed doorvragen
- inlevingsvermogen/aanpassen aan de persoon
- Ouderen zijn het beste bereikbaar tussen 10.00 uur en 15.00 uur.
- Een gesprek duurt gemiddeld 10 minuten. Neem hier dus de tijd voor.