(Ont)regel de mondzorg. Het meest tijdrovend? Machtigingsaanvragen!

18 september 2018

Gemiddeld besteedt een tandarts een kwart van zijn werkweek aan administratie. Een deel daarvan hoort gewoon bij het werk, maar veel wordt als tijdrovend en onnodig belastend ervaren. In het kader van de actie(Ont)regel de Zorg wordt nu beoordeeld of het niet wat minder kan. VvAA en KNMT deden er samen onderzoek naar.

“In de afgelopen 20 jaar is de administratieve belasting in de tandartspraktijk verviervoudigd. Je moet zorgplannen maken, bij elke controle een anamnese afnemen, begrotingenopstellen, documenteren en machtigingenaanvragen”, aldus Dirk Jan Hugen, tandarts in Deventer.

Hij was een van deelnemers aan het onderzoek van de VvAA in het kader van de actie ‘(Ont)regel de Zorg’, waaraan 400 tandartsen afgelopen zomer deelnamen. Het onderzoek leverde onder meer opdat tandartsen zo’n 10 uur per week besteden aan administratie. En dat vermindert het werkplezier, aldus 90 procent van de respondenten.

Onnodig veel tijd voor machtigingen

Het aanvragen van machtigingen komt er in het onderzoek bekaaid vanaf. Het is de handeling die de grootste groep tandartsen als meest tijdrovend ervaart. Ook door Hugen, die vindt dat machtigingsaanvragen onnodig veel tijd in beslagnemen. Hij heeft het gevoel dat een machtiging tegenwoordig bijna standaard wordt afgewezen. Dat komt ofwel door het geautomatiseerde systeem van de verzekeraar of door een onvoldoend gekwalificeerde medewerker, denkt hij. Hij stuurt zodoende geregeld een tweede aanvraag naar de adviserend tandarts, die hem dan alsnog goedkeurt. “Da kost allemaal tijd die ik ook aan patiënten had kunnen besteden.”

Ook Afien Veenema, orthodontist in Sneek, ervaart het aanvragen van machtigingen als belastend. 3 jaar geleden nog deed ze die aanvragen per e-mail, wat haar per keer zo’n 3 tot 5 minuten kostte. Inmiddels moeten machtigingen via het VECOZO-portaal worden aangevraagd. Op die manier kost het haar per machtiging zo’n 20 minuten voor alle codes zijn ingevoerd en foto’s zijn geüpload. “En als het VECOZO-portaal eruit klapt, kun je weer van voor af aan beginnen.”

Afien Veenema’s top 3

  1. Aanvragen van machtigingen
  2. RI&E- en KEW-papieren verzamelen
  3. Allerhande registratieregisters aanleggen.

En dan voert zo’n beetje elke zorgverzekeraar ook nog zijn eigen machtigingsbeleid, verbaast de Tilburgse tandarts Reinout Reijnen zich. Dat beleid zou volgens hem toch uniform kunnen zijn, gebaseerd op inhoudelijke medische richtlijnen.

Omgekeerde wereld

Wat door sommige tandartsen ook als tijdrovend, belastend en onzinnig wordt ervaren, zijn regels die voortkomen uitrichtlijnen en protocollen. Caroline van Kessel, tandarts in Alkmaar, vindt het maar vreemd dat je elke 5 jaar moet aantonen dat je röntgenfoto’s mag maken en dat je de apparatuur telkens opnieuw moet testen en aanmelden.

Maar het meest verbaast ze zich erover dat ze hierover ook nog verslag aan de directie moet uitbrengen. Terwijl ze dat notabene zelf is. “Deze regels zijn opgesteld voor een ziekenhuis, maar als kleine praktijk moet ik er ook aan voldoen. Dat vind ik onzinnig.” Veenema is het met Van Kessel eens en stoort zich eraan dat het hele praktijkteam een verplichte herhaalcursus over röntgen moet volgen, waar ze vervolgens niets nieuws leren. “Het gaat puur om het halen van het papiertje, want dat staat nu eenmaal in de richtlijn.”

En dan zijn er ook nog administratieve handelingen die, zo denken Van Kessel en Hugen, voortkomen uit het feit dat een klein groepje tandartsen zich niet altijd even nauwkeurig aan de regels houdt. Zoals het aanvragen van een machtiging voor iedere panoramische röntgenopname voor de jeugd. Zo’n driekwart van de tandartsen vindt dit onzinnig.

Dirk Jan Hugens top 3

  1. Aanvragen van machtigingen
  2. Invoeren van ongewijzigde anamneses
  3. Bijhouden van (ongewijzigde) zorgplannen

Dit zou weleens kunnen zijn ingevoerd, menen Van Kessel en Hugen, omdat een kleine groep tandartsen onnodig jaarlijks een OPT maakte bij de kinderen in hun praktijk. En dus moeten alle tandartsen standaard een machtiging voor zo’n foto aanvragen. “Dat is natuurlijk de omgekeerde wereld”, zegt Hugen, “Ze moeten juist degenen aanpakken die misbruik maken van het systeem”.

Wantrouwen

De hierboven genoemde als tijdrovend en onnodig belastend ervaren administratieve handelingen, zijn maar een deel van de genoemde voorbeelden. Ook handelingen die worden opgelegd vanuit de recent ingevoerde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), worden veelvuldig genoemd. Het elektronisch moeten uitwisselen van informatie via een beveiligde verbinding kost veel meer tijd dan dit per e-mail doen, wat voorheen gebruikelijk was, is Veenema’s ervaring.

Reijnen vindt vooral dat het huidige zorgverzekeringssysteem in Nederland met concurrentie tussen verzekeraars, veel administratieve handelingen oplevert. Elke zorgverzekeraar heeft eigen regels, wat veel onduidelijkheid voor zorgverlener en patiënt oplevert. Dit kan simpeler en goedkoper, aldus de Tilburgse tandarts. Hij verwacht dat er door (Ont)regel de Zorg meer druk op de ketel komt om het huidige zorgsysteem met concurrerende verzekeraars te veranderen of zelfs af te schaffen.

Caroline van Kessels top 3

  1. Aanvragen van machtigingen
  2. Periodiek checken van het goed uitvoeren van protocollen
  3. Jaarlijks bijhouden, evalueren en aanpassen van protocollen

Van Kessel hoopt met name dat (Ont)regel de Zorg het vertrouwen tussen zorgverzekeraar en zorgverleners verbetert. “Het draait nu teveel om wantrouwen. Het lijkt wel of zorgverzekeraars lijnrecht tegenover behandelaars staan, en dat is niet oké.”

Veenema hoopt dat het ‘digitale’ papierwerk door de actie minder wordt, vooral het invullen van formulieren en verzamelen van documenten waar eigenlijk niemand op zit te wachten. Volgens Hugen zou de actie moeten opleveren dat zorgverleners zich minder druk hoeven maken over regels en management, maar meer over de zorg voor de patiënt.

Balans

De resultaten van het onderzoek bieden voldoende input voor zogenoemde schrapsessies, waarin tandartsen samen met stakeholders om de tafel gaan zitten om te beoordelen welke onzinnige en overbodige administratieve regels geschrapt of veranderd kunnen worden.

Overigens is KNMT-voorzitter Wolter Brands van mening dat dit nog best wel eens lastig zou kunnen zijn, omdat veel regels er vaak niet voor niets zijn. Belangrijk is dat er een goede balans komt tussen wat de regelgeving voor de patiënt enerzijds oplevert en wat het de hulpverlener anderzijds aan inspanning kost. “Deze balans is nu soms zoek”, aldus Brands.

(Ont)regel de zorg

(Ont)regel de Zorg is een initiatief van VvAA samen met de beroepsgroepen in de zorg. Doel is om de administratieve lastendruk in de zorg in kaart te brengen en waar mogelijk te verlichten, bijvoorbeeld door onnodige regels te schrappen of te veranderen. Inmiddels hebben zich diverse beroepsgroepen uit de zorg aangesloten bij (Ont)regel de Zorg. Er zijn al meerdere schrapsessies georganiseerd waarin zorgverleners onderzochten welke tijdrovende of onzinnige regels geschrapt of veranderd zouden kunnen worden. Tandartsen – bij monde van de KNMT - hebben zich dit jaar aangesloten bij (Ont)regel de Zorg. Het ministerie van VWS steunt het initiatief en heeft ze het actieplan (Ont)Regel de Zorg opgesteld. Bent u geïnteresseerd in (Ont)regel de zorg? bezoek hier de website.

Tekst: Karel Gosselink \\ Beeld: Menno Wittebrood

Lees meer over: bureaucratie

0 reacties op (Ont)regel de mondzorg. Het meest tijdrovend? Machtigingsaanvragen!