Zo vind je de ideale praktijkmanager

17 oktober 2019
Superhelden

Praktijken worden steeds groter en ze zijn gehouden aan steeds meer wet- en regelgeving. Dat maakt het runnen van een praktijk een steeds serieuzere aangelegenheid. Een praktijkmanager kan soelaas bieden. Maar waar moet zo iemand aan voldoen, wat zijn de valkuilen en hoe vindt u de persoon die bij uw praktijk past? De redactie van het NT zocht het uit.

Over een helicopterview beschikken

“Ik heb een geweldig vak.” Ruth Kruijshoop is sinds twee maanden praktijkmanager bij Tandartspraktijk De Helmer in Enschede, waar ze voorheen officemanager was. Van origine had Kruijshoop geen achtergrond in de tandheelkunde, maar wel de nodige managementervaring. Na te zijn bijgeschoold tot tandartsassistent en op het gebied van PR-management, rolde ze de wereld van de tandheelkunde in. Volgens haar een goede route, omdat ze hierdoor een helikopterview ontwikkelde. Iets wat volgens haar assistenten die doorgroeien naar de functie van praktijkmanager weleens missen. “Die hebben vaak een microview, letterlijk omdat ze gewend zijn op het kleine mondoppervlak te werken.”

Ervaring in de mondzorg in niet per se nodig

Om als praktijkmanager in een mondzorgpraktijk te werken, is ervaring in de mondzorg dus niet per se nodig, bevestigt Marlies van der Vooren van Dental Care Professionals. Met haar bedrijf ondersteunt ze tandartsen met werving en selectie, en met HR- en praktijkadvies. Voor grotere praktijken is een manager op hbo-niveau – met een opleiding bedrijfskunde of hogere hotelschool – een uitstekende optie. Want je moet als praktijkmanager kennis hebben van diverse onderwerpen: personeelsbeleid, financiën, marketing, organisatie… En moet je goed met mensen kunnen omgaan, aldus Van der Vooren.

Ook managementtaken of juist niet?

Ze ziet weleens een assistent die bepaalde managementtaken op zich neemt omdat deze daar heel goed in is. Of dat altijd de juiste oplossing is, is echter de vraag. Die assistent is ineens niet meer een ‘gelijkwaardige’ collega. En het is geen uitgemaakte zaak dat haar collega’s dat accepteren. Miranda Janssen Bressers, praktijkmanager bij Tandarts Steenbergen, herkent dit probleem, maar heeft er geen last van sinds ze als manager overstapte naar haar huidige praktijk. Voor haar functie volgde ze de nodige cursussen en scholing, vooral op het gebied van personeelsmanagement. “Want dat is het lastigst.”

Artikel gaat verder onder het oranje vak

Takenpakket

Onder het takenpakket van een praktijkmanager kunnen de volgende aandachtsgebieden vallen:

  • Personeelsbeleid:aannemen personeel, contracten regelen, verzuimbeleid, personeelsplanning
  • Interne bedrijfsvoering: (financiële) administratie, inkoop, onderhoud, financiën, IT
  • Kwaliteitsmanagement: protocollen, richtlijnen, doorvoeren nieuwe wet- en regelgeving
  • Communicatie: interne en externe communicatie (met name met patiënten)
  • Serviceverlening: klachtenafhandeling
  • Beleid en visie opstellen: samen met praktijkeigenaar/tandarts

Mensgericht werken is het belangrijkst

Het goed kunnen omgaan met personeel en mensgericht werken, is volgens Mariëtte Ham de belangrijkste eigenschap voor een praktijkmanager. Ze baseert zich op haar jarenlange ervaring als praktijkmanager in de tandheelkunde. Momenteel werkt ze als businesscoach en begeleidt ze praktijkmanagers in de mondzorg. Recent verscheen haar hand het boek ‘Word wakker tandarts. Het is een bedrijf!’, waarin ze de nodige aandacht besteedt aan praktijkmanagement. Volgens Ham moet je als manager een verbinding kunnen aangaan met je medewerkers. Ook moet je in staat zijn om zaken die in de groep leven, naar boven te halen en te bespreken. En je moet een omgeving creëren waarin medewerkers succes kunnen hebben en waarin het welzijn voorop staat. Daarnaast moet je geduld hebben en niet voortdurend bovenop de mensen zitten, want dat werkt verstikkend.

Je moet afstand houden, vandaar dat het lastig is om als assistent zomaar door te groeien tot manager, aldus Ham. “Of je moet goed worden begeleid door een ervaringsdeskundige.” Ze benadrukt dat het werk van de praktijkmanager door tandartsen niet moet worden onderschat. Sterker nog, een goede praktijkmanager verdient zichzelf terug. Ook Kruijshoop gelooft er heilig in dat een manager zich terugverdient. Het hoeft ook niet altijd om een fulltime manager te gaan. Zelf werkt ze twee dagen in de week in een praktijk met drie kamers en tien medewerkers.

Artikel gaat verder onder het oranje vak

Competenties

Op zoek naar de ideale praktijkmanager? Die heeft in ieder geval de volgende competenties:

  •  Mensgericht
  •  Empatisch
  •  Verbindend
  •  Enthousiasmerend
  •  Communicatief
  •  Organisatietalent
  •  Analytisch
  •  Flexibel
  •  Beslissingen durven nemen
  •  Overzicht houden

Wanneer stel je een praktijkmanager aan?

Wanneer is het punt gekomen dat je als tandarts beter een praktijkmanager kunt aanstellen? Die vraag is lastig eenduidig te beantwoorden. “In onze praktijken met zestien behandelkamers en vijftig man personeel, is zeker werk voor een fulltime praktijkmanager”, zegt Janssen Bressers. Bij kleinere praktijken ligt dat anders, volgens Van der Vooren. In een praktijk met één behandelstoel kunnen tandarts en assistent het allemaal zelf wel regelen. Als je vier of meer behandelstoelen hebt en aardig wat medewerkers, is het managen veel meer werk.

Een praktijkmanager of taken uitbesteden?

Maar ook voor die praktijken is het is niet altijd nodig een praktijkmanager aan te stellen. Want bepaalde taken kunnen ook worden uitbesteed. De administratie bijvoorbeeld, of het personeelsmanagement. Maar je kunt ook een collega in de praktijk een deeltaak geven, aldus Van der Vooren.

Belangrijk is ook dat de tandarts-praktijkhouder voor zichzelf bepaalt met welke taken hij affiniteit heeft en zelf wil uitvoeren. Als hij liever aan de stoel werkt, dan kun hij beter managementtaken uitbesteden of een praktijkmanager aanstellen. Want het is ook voor hem belangrijk dat hij plezier houdt in zijn werk. Mocht de keuze worden gemaakt om op zoek te gaan naar een manager, dan moet hij er wel rekening mee houden dat de aanstaande praktijkmanager met hem op één lijn zit qua visie en beleid voor de praktijk.

Hoe vind je de meest geschikte praktijkmanager?

Hoe vind je nu de meest geschikte praktijkmanager? Allereerst moet je – voordat je gaat zoeken – goed vaststellen welke taken die krijgt en over welke competenties hij moet beschikken. Het zou natuurlijk makkelijk zijn als er een hbo-opleiding voor praktijkmanager in de mondzorg zou bestaan, maar helaas. Wel zijn er allerhande cursussen en coaches op het gebied van management van tandartspraktijken, waardoor kandidaten ervaring kunnen opbouwen.

Vervolgens moet je als werkgever de juiste persoon nog zien te ontdekken en binnenhalen. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt in je eigen netwerk nagaan of je een geschikt iemand kent of vragen of iemand anders een kandidaat kent. Je kunt ook via social media een advertentie of oproep plaatsen (bijvoorbeeld in de vacaturebank van de KNMT). Dat werkt tegenwoordig beter dan een advertentie in de krant. Daarnaast zijn er meerdere bureaus die zich bezighouden met werving, selectie en coaching van praktijkmanagers.

De klik is het belangrijkst

Mocht je een potentiële kandidaat hebben gevonden en er zijn nog twijfels, dan kun je een competentietest laten doen door een wervings- en selectiebureau. “Maar het belangrijkste is dat er een klik is tussen tandarts en praktijkmanager”, aldus Kruijshoop. 

Boek: 'Word wakker tandarts, het is een bedrijf!'

Mariëtte Ham – businesscoach in de tandheelkunde – publiceerde begin oktober haar boek ‘Word wakker tandarts, het is een bedrijf! De praktijk als onderdeel van je ideale leven.’ Hierin gaat ze ook in op de functie van praktijkmanager in de tandartspraktijk. Het NT mocht 5 exemplaren van het boek verloten onder haar lezers. De gelukkige winnaars hebben inmiddels bericht gekregen.

Zes tips om de juiste praktijkmanager te vinden

  1. denk goed na over de rol, taken en competenties van de manager die je zoekt;
  2. kies bij voorkeur voor iemand met wat levensbagage en werkervaring;
  3. ga in je (tandheelkundige) netwerk na of er geschikte personen zijn;
  4. plaats een vacature op social media. Met name Linkedin is hiervoor geschikt;
  5. schakel een gespecialiseerd werving- en selectiebureau in en
  6. neem tijdens de selectieprocedure een competentietest af.

Tekst: Karel Gosselink // Beeld: Shutterstock

Total votes: 20

0 reacties op Zo vind je de ideale praktijkmanager