Financiële administratie voeren

Uw financiële administratie vormt de basis van uw belastingaangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk deze vanaf het begin goed bij te (laten) houden.

Zakelijke rekening openen

Een zakelijke rekening openen: is dat nodig? Uiteraard niet als u in loondienst gaat werken. Voor ZZP’ers is zakelijk bankieren wettelijk gezien niet verplicht maar wel aan te raden.

  1. U zorgt voor een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé. Denk eraan dat de Belastingdienst bij een eventuele controle uw bankafschriften kan inzien. Wanneer uw zakelijke en privé-administratie dan niet gescheiden zijn, zult u dus ook op het gebied van privé-zaken 100% inzicht moeten geven.
  2. Een aparte rekening zorgt voor een helder inzicht in de financiële gang van zaken van uw bedrijf.
  3. Besteedt u uw boekhouding uit? Boekhouders en accountants verlangen vaak een aparte rekening voor de bedrijfsadministratie.
  4. Een zakelijke rekening openen is voor veel banken een voorwaarde voor het kunnen verkrijgen van zakelijk krediet of andere financiële producten voor starters. 
  5. Een zakelijke rekening geeft uw onderneming een professionele uitstraling. Zo kunt u de zakelijke rekening op naam van uw bedrijf vermelden op - bijvoorbeeld – uw website, offertes en facturen. Zo maakt u sneller een goede eerste indruk op (potentiële) klanten en opdrachtgevers.
  6. Sommige starters overwegen om een tweede privé-rekening te openen en deze account zakelijk te gebruiken, omdat dat goedkoper is. Dergelijke rekeningen kennen echter andere voorwaarden dan zakelijke; zo kan het langer duren voor facturen betaald zijn.

     

Factureren

Een factuur of nota maken is niet moeilijk, maar dit document moet wettelijk wel aan een aantal regels voldoen.

  1. Zo moet u altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk aan het btw- en KvK-nummer, uw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. En de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. 
  2. Vermeld de datum waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
  3. Vermeld hoeveel tijd ze u hebben gekost.
  4. Vermeld verder het te betalen bedrag, de factuurdatum en de betalingstermijn, zodat hier later nooit onduidelijkheid over kan bestaan.
  5. Op iedere factuur moet een ander nummer staan. De nummering kunt u zelf bepalen. Om uw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen.
  6. Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, waarbij sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen - ook al hebben bedrijven onderling contractueel niets vastgelegd - de factuur nu uiterlijk dertig dagen na de dag van ontvangst van de factuur moet worden betaald.

     

Boekhouding, jaarverslag en belasting

Als werknemer in loondienst regelt de praktijkhouder de loonbelasting. Wel bent u zelf verantwoordelijk voor het doen van belastingaangifte. Deze moet bij voorkeur voor 1 april van het volgende jaar bij de Belastingdienst binnen zijn. U krijgt hier elk jaar een brief over.

Wanneer u als zelfstandig tandarts (zzp’er) of als praktijkhouder aan de slag gaat, moet u zelf de afdracht regelen. Een goede boekhouding is wettelijk verplicht. De Belastingdienst eist van zzp’ers dat ze elk jaar een balans en een winst- en verliesrekening opstellen. Met de balans wordt de actuele situatie van de onderneming bedoeld op 31 december van het betreffende jaar. Op de balans worden uw bezittingen en schulden vermeld. Denk bij bezittingen aan zaken als inventaris, vorderingen en liquide middelen. Onder schulden vallen onder meer de omzetbelasting, leningen, eigen vermogen en crediteuren. De winst- en verliesrekening laat de winst en de kosten zien. U gebruikt deze gegevens straks voor de aangifte van uw inkomstenbelasting.

Jaarrekening niet verplicht voor zzp’ers

De jaarrekening is een nog veel uitgebreider jaaroverzicht van uw onderneming. Het bestaat uit een jaarverslag, een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting hierop. Als zzp’er bent u niet verplicht om een jaarrekening in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Wanneer u van plan bent om bij een bank een lening of een hypotheek aan te vragen zijn alleen de balans en de winst- en verliesrekening vaak niet voldoende. Dan kunt u alsnog een jaarrekening nodig hebben. Een dergelijke rekening opstellen is een behoorlijke klus en kan u dus veel geld kosten wanneer u dit door een boekhouder laat doen. Bedenk daarom vooraf bij het afsluiten van een boekhoudpakket bij een boekhouder of u wel of geen jaarrekening wilt. Hebt u niet per se een jaarrekening nodig, dan kunt u hier flink wat boekhoudkosten op besparen.

Bespaar geld door altijd - en altijd op tijd - belasting te betalen

De resultaten van de onderneming moet u voor 1 april doorgeven aan de Belastingdienst. Wilt u uitstel? Dan moet u dit tijdig (laten) aanvragen. Na de opgave berekent de Belastingdienst een voorlopige aanslag. Deze moet u binnen een bepaalde tijd betalen. Doet u dit niet, dan volgt een boete. De definitieve aanslag volgt na controle door de Belastingdienst. Dit kan een tijdje op zich laten wachten. Reken u dus nooit rijk; een te laten aanslag kan enkele jaren later nog leiden tot een pittige naheffing. Een goede richtlijn voor je eerste jaren als zelfstandige is om 40% van je winst te reserveren voor de fiscus.

Boekhouder gezocht?

Wilt u als zzp’er of praktijkhouder uw boekhouding graag uitbesteden? Er zijn veel verschillende partijen waar u uw boekhouding en belastingaangifte onder kunt brengen. De KNMT heeft kortingsafspraken met twee ervan.

Jaarstukken en belastingaangifte

Van Helder accountancy, belastingadvies en consultancy richt zich volledig op ondernemers in de (mond)zorg. Exclusief voor leden van de KNMT heeft Van Helder een aanbod voor het opstellen van de jaarstukken en belastingaangifte. Van Helder verzorgt deze jaarstukken voor KNMT-leden voor een bedrag van € 500,- exclusief BTW en stelt daarbij ook een online boekhoudprogramma ter beschikking. Voor € 80,- is ook de jaarrekening en de aangifte verzorgd. Deze aanbieding geldt alleen gedurende de praktijkmedewerking-/waarneemfase.

Van Mil Belastingadviseurs verleent diensten op fiscaal en administratief terrein. Het grootste deel van de cliënten is werkzaam in een medisch beroep en het kantoor heeft veel ervaring met de specifieke aspecten van o.a. mondzorg. Zij begeleiden daarnaast een steeds groter wordende groep van pas gestarte tandartsen en hebben daarom voor startende KNMT-leden een aanbieding.