Klachten kunnen binnen een maand na het plaatsvinden van het klachtwaardig feit, per e-mail of per brief in worden gediend bij de KNMT Academy (academy@knmt.nl of KNMT Academy, t.a.v. mevr. M. de With, antwoordnummer 54554, 3504 WC, Utrecht).
Na ontvangst van een klacht, ontvang je binnen 1 week een ontvangstbevestiging. Er wordt gestreefd naar een behandeling van de klacht binnen zes weken na ontvangst van de klacht. Mocht deze termijn niet voldoende zijn voor het afwikkelen van de klacht, word je hierover schriftelijk geïnformeerd.
Klachten worden vertrouwelijk behandeld. Alle gegevens betreffende de klacht worden tot minstens 2 jaar nadat de klacht is afgehandeld, bewaard.
Ondanks dat de KNMT er alles aan doet de klacht naar tevredenheid af te handelen, kan de mogelijkheid bestaan dat je het niet eens bent met de uitkomst. In dat geval zal de KNMT een derde partij inschakelen en de klacht voorleggen aan mevrouw mr. S.A.N. Visscher te Zeist. Mevrouw Visscher is een onafhankelijke derde partij. Haar uitspraak is bindend voor de KNMT.